구글 스프레드시트 사용법을 쉽게 따라하며 배우세요!
이 포스팅은 기본적인 사용법 및 자주 사용되는 기능을 위주로 구글 스프레드시트 사용법을 정리해서 알려드립니다.
초보자분들이라도 포스팅의 내용을 보고 나면 구글 스프레드시트 사용방법에 대해 모두 알 수 있도록 구성했습니다.
아래 목차에서 지금 바로 관련 내용을 알아보세요!
목차
구글 스프레드시트에 대해
안녕하세요! 컴퓨터 초보자를 위한 친절한 IT가이드 컴퓨터앤가이드입니다.
먼저 구글 스프레드시트 사용방법을 설명드리기 전 구글 스프레드시트에 익숙하지 않은 분들을 위해 간단한 소개 내용을 알려 드립니다.
한번 간단히 살펴보고 나면 구글 스프레드시트를 왜 사용하는지에 대해 알 수 있을 것입니다!
소개
마이크로소프트 엑셀은 실무에서 정말 많이 사용하는 스프레드시트 프로그램입니다.
각종 데이터를 입력하고 알아보기 쉽게 정리할 수 있을 뿐더러 여러가지 함수를 사용해서 원하는 결과를 도출해내는 등 활용성이 정말 높은데요.
반드시 구매하고 컴퓨터에 설치해서 사용해야 하는 엑셀과 달리 구글 스프레드시트는 개인사용자는 구글 계정이 있으면 무료로 사용할 수 있는 온라인 기반의 엑셀과 비슷한 서비스입니다.
다시 말해 구글 스프레드시트는 구글이 제공하는 온라인 엑셀 프로그램으로 간단히 이해할 수 있습니다.
이 구글 스프레드시트는 클라우드 기반으로 작동하며 실시간으로 여러 사용자와 함께 작업할 수 있는 협업 기능도 갖추고 있습니다.
쉽게 말해 따로 프로그램을 설치하지 않아도 온라인에서 바로 작업할 수 있습니다.
그렇기 때문에 구글 스프레드시트 활용법을 잘 익혀둔다면 여러가지 업무를 처리하는데 많은 도움이 될 것입니다.
구글 스프레드시트 장점
구글 스프레드시트를 사용하면 정말로 편리한 여러가지 장점이 있는데요.
여기에 이 서비스의 몇가지 장점을 정리하면 아래와 같습니다.
- 무료로 사용 가능 (개인사용자)
- 온라인 클라우드 기반으로 언제 어디서나 접근 가능 (엄청난 장점이죠)
- 실시간으로 다수의 사용자와 협업 가능
- 다양한 템플릿을 활용한 자동화 기능
앞서 본 것과 같이 구글 스프레드시트는 엑셀과 크게 다를바가 없으면서도 브라우저에서 바로바로 실행할 수 있는 편리함이 강점인 서비스인데요.
만약 이 구글 스프레드시트 활용법을 잘 알게 되면 실무를 하는데 있어서 굉장한 이점을 가지게 될 것입니다.
이제 본격적으로 구글 스프레드시트 사용법에 대해 하나하나 이어나가보도록 하겠습니다!
기본 사용법
이번장은 구글 스프레드시트 활용법을 알려드리기 전 기본적인 사용법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
구글 스프레드시트는 엑셀과 거의 유사하지만 웹에서 실행되는 만큼 접속 방법을 먼저 알아야 하는데요.
먼저 크롬 브라우저를 실행시킨 후 로그인을 합니다.
먼저 크롬 브라우저에 로그인하는 이유는 크롬에 로그인하지 않고 게스트 계정으로 사용하면 구글 드라이브를 사용할 수 없기 때문입니다.
크롬에 로그인이 되었다면 우측 상단의 메뉴아이콘을 클릭 후 드라이브를 클릭합니다.
그러면 이미 구글 계정에 로그인이 되어 있으므로 나의 구글 드라이브에 접속이 됩니다.
이제 구글 드라이브에서 구글 스프레드시트를 만드는 것부터 기본적인 내용을 알아보겠습니다.
[추가 Tip - 놓치면 안 될 연관 포스팅!] 구글 툴즈 | 구글 드라이브 용량 및 가격 정보 알아보기
새로운 스프레드시트 생성 및 저장
구글 드라이브의 왼쪽 상단에 보면 + 아이콘과 같이 표시된 ‘새로 만들기’ 버튼을 클릭합니다.
그 후 ‘구글 스프레드시트’를 선택하여 새로운 파일을 생성할 수 있습니다.
여기서 우측의 화살표에 마우스를 올리면 빈 스프레드시트와 템플릿 2가지가 보이는데요.
여기서 먼저 템플릿을 선택하면 위와 같이 템플릿 갤러리를 볼 수 있습니다.
보는 것과 같이 이미 틀이 만들어진 여러가지 템플릿이 보이고 자신이 사용하길 원하는 템플릿을 선택할 수 있습니다.
처음 스프레드시트 프로그램을 이용한다고 해도 상당히 편리하고 간단하게 실무에 사용되는 문서를 만들어 볼 수 있겠죠.
다시 돌아와서 여기서는 기본적인 사용법을 익히기 위해 먼저 빈 스프레드시트를 클릭해서 새로 만들어 보겠습니다.
새로 비어있는 시트가 만들어지면 여기서 원하는 작업을 바로 할 수 있는데요.
먼저 좌측 상단에 보면 기본적으로 ‘제목 없는 스프레드시트’라고 되어있는 부분을 한 번 클릭하면 이 파일의 이름을 변경할 수 있습니다.
자신에게 알아보기 쉬운 이름으로 지정하는게 좋겠죠.
여기서는 예시로 구글 드라이브 사용법으로 바꾸어 보겠습니다.
참고로 이렇게 문서의 제목을 바꾸는 순간 위와 같이 제목의 우측의 아이콘이 저장중으로 바뀌게 됩니다.
그리고 모두 끝나면 위와 같이 클라우드를 나타내는 구름 모양에 V표시가 된 아이콘으로 바뀌는데요.
이 상태가 되면 방금 접속했던 구글 드라이브에 파일이 저장이 됩니다.
그리고 구름 모양 아이콘을 클릭하면 위와 같이 ‘모든 변경사항이 드라이브에 저장됨’이라는 알림을 볼 수 있습니다.
처음 구글 스프레드시트를 접했을 때 조금 헷갈릴 수가 있는데요.
구글 스프레드시트의 특징 중 하나입니다.
확인하기 위해 구글 드라이브에 돌아와보면 자동으로 구글 스프레드 시트가 저장이 되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
보통 PC에 프로그램을 설치해서 사용할 때는 저장 아이콘을 클릭하거나 파일->저장과 같은 메뉴로 찾아들어가서 저장하는 것이 익숙하기 때문에 헷갈릴 수도 있습니다.
이러한 부분이 불편할 수도 있지만 나중에 익숙해지면 저장버튼을 누르지 않아서 일어나는 참사를 막을 수 있기 때문에 상당히 편리합니다.
데이터 입력, 수정, 삭제
구글 스프레드시트에서 데이터를 입력하는 방법은 엑셀과 다를 것이 없습니다.
입력하기 원하는 셀(작은 네모칸 하나)을 클릭하고 데이터를 입력한 후 Enter키를 누르면 데이터 입력이 완료됩니다.
여기서는 예시로 1~11사이의 숫자를 세로로 위와 같이 입력했습니다.
여기서 일부러 5가 입력되어야 할 값에 오타인 55을 입력했습니다.
참고로 셀 내에서 줄을 바꿔서 입력하려면 CTRL+Enter키를 누르면 됩니다.
만약 데이터를 수정하려면 셀을 한 번 클릭한 후 수정하세요.
예시로 5가 입력되어 있어야 할 칸에 잘못 입력된 55를 원래 입력하려고 했던 5로 수정하기 위해 마우스로 셀을 한번 클릭 후 5를 입력하고 Enter키를 클릭합니다.
이 때 한번만 클릭하면 전체 셀의 데이터가 수정되고 일부를 수정하고 싶다면 더블클릭을 해서 수정을 해야 합니다.
마지막으로 셀의 데이터를 삭제하려면 삭제하고자하는 셀 위에서 Delete키를 누르면 됩니다.
여기서는 예시로 11을 삭제해 보겠습니다.
기본적으로 엑셀을 입력하는 것과 똑같습니다.
그리고 엑셀을 접해보지 않았다 하더라도 직접 한번만 해보시면 데이터를 셀단위로 입력하고 수정하는 것에 금방 익숙해 집니다.
셀, 행, 열 다루기
앞서 설명드렸듯이 데이터를 입력하려면 입력하기 원하는 셀(작은 하나의 네모칸)을 클릭한 후 키보드로 원하는 텍스트를 입력합니다.
이렇게 셀단위로 데이터를 입력하게 되는데요.
이렇게 데이터를 입력하다 보면 행과 열에 데이터가 쌓이게 됩니다.
만약 행이나 열단위 전체를 선택해서 작업을 할 필요가 있는 경우는 행과 열의 번호나 알파벳을 클릭하면 해당 행과 열을 전체 지정할 수 있습니다.
이렇게 지정 후 다양한 작업을 할 수 있는데요.
대표적으로 행과 열의 크기를 조절할 수 있는데 이 작업을 하기 위해서는 선택한 행과열의 숫자나 알파벳에 우클릭 후 ‘행 크기 조절’ 또는 ‘열 크기 조절’을 클릭해서 변경할 수 있습니다.
여기서는 예시로 열의 사이즈를 늘려 보겠습니다.
먼저 열의 알파벳에 우클릭 후 ‘열 크기 조절’을 클릭합니다.
그 후 위와 같이 새로운 열 너비와 데이터에 맞추기 두 가지 옵션을 볼 수 있는데요.
데이터에 맞추기는 이름처럼 셀에 입력된 데이터의 크기만큼 조절되는 옵션입니다.
만약 위 예시의 데이터에서 데이터에 맞추기를 적용하면 10이라는 데이터가 입력된 셀의 크기만큼 줄어듭니다.
이 예시에서 10이라는 숫자가 있는 셀의 크기만큼 줄어드는 이유는 이 셀이 해당 열에서 크기가 제일 크기 때문입니다.
여기서는 새로운 열 너비의 기본 100의 수치를 200으로 늘리기 위해 200을 입력하고 확인을 클릭합니다.
그러면 위에서 보는 것과 같이 열의 크기가 두 배로 늘어난 것을 볼 수 있습니다.
데이터의 크기만큼 크기를 맞출 것인지 수동으로 열크기를 지정할 것인지는 각자 자신이 만드는 문서의 상황에 따라 다르게 하면 됩니다.
또한 행이나 열을 추가하거나 삭제하려면 아무 셀이나 기준이 되는 셀에 마우스를 올려놓고 우클릭하여 ‘위에 행 1개 삽입’, ‘왼쪽에 열 1개 삽입’을 이용하면 됩니다.
추가적으로 기준이 되는 셀에 마우스를 올려놓고 우클릭한 뒤 ‘셀 삽입’으로 셀만 삽입할 수도 있습니다.
이렇게 행과 열을 지정해서 작업하는 것은 데이터가 몇 개 없을 때는 굳이 필요할까 싶을 수가 있는데요.
데이터가 많아질수록 논리정연하게 행과 열의 데이터를 정리해야하기 때문에 생각보다 많이 사용하게 됩니다.
데이터 정리 및 분석
다음으로 데이터를 정리하거나 분석하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
엑셀과 마찬가지로 정렬, 필터링 등 다양한 기능들을 제공하므로 엑셀과 같이 사용하기에 부족함이 없을 것입니다.
정렬, 필터링 기능 사용법
여기서는 정렬과 필터링 기능에 대해 알아보겠습니다.
먼저 데이터를 정렬을 하기 위해 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하려면 열의 알파벳을 클릭 후 ‘A->Z'(오름차순) 또는 ‘Z->A'(내림차순) 아이콘을 선택하면 자동으로 데이터가 정렬됩니다.
참고로 행에서는 이 기능을 지원하지 않습니다.
여기서는 예시로 A열에는 1~10까지 오름차순으로 그리고 E열에는 20~11까지 내림차순으로 미리 데이터를 입력해 보도록 하겠습니다.
(클릭하면 나오는 메뉴가 화면을 자꾸 가려서 임으로 A열과 E열로 지정했습니다.)
그리고 A열의 알파벳에 우클릭 후 내림차순으로 변경해 보겠습니다.
이렇게 열의 알파벳에서 우클릭 후 정렬을 하면 위와 같이 A열이 내림차순으로 정렬이 되는데요.
결과를 보면 E열의 데이터들도 A열을 기준으로 해서 오름차순으로 정렬되는 것을 볼 수 있습니다.
(정확히는 A열 각각의 셀과 일치하는 행의 데이터가, 바뀐 A열을 기준으로 정렬되는 것입니다)
이 예시에서는 E열의 데이터가 바뀌었습니다.
따라서 만약 내가 원하는 부분만을 정렬하고 싶다면 마우스로 셀의 범위를 지정 후 정렬을 해야 합니다.
이렇게 하는 방법을 보여드리기 위해 예시로 처음의 상태에서 A열의 데이터를 마우스로 지정 후 상단의 데이터 -> 범위 정렬 -> A열을 기준으로 범위 정렬(내림차순)을 선택합니다.
그러면 보는 것과 같이 A열의 내가 지정한 셀들의 데이터만 정렬되는 것을 볼 수 있습니다.
참고로 A열이 기준이 된 이유는 내가 마우스로 A열의 셀들을 지정했기 때문입니다.
만약 내가 B열을 지정하면 메뉴가 ‘B열을 기준으로 범위 정렬(내림차순)’과 같이 표시됩니다.
그리고 만약 1~10까지의 A열의 셀들 중 1~5처럼 일부분만 마우스로 지정하면 마우스로 지정된 부분만 정렬이 되므로 정렬하고 싶은 모든 데이터를 마우스로 범위지정하는 것이 중요합니다.
다음으로 데이터를 필터링하는 방법을 설명드립니다.
여기서는 예시로 A, B, C의 3개열에 데이터가 있고 임의로 A1, B1, C1에는 필터A, 필터B, 필터C라는 셀을 만들었습니다.
필터링하는 방법은 데이터가 있는 열의 제일 상단 셀을 클릭 후 상단의 데이터 -> 필터 만들기를 클릭합니다.
이 상황에서는 A1, B1, C1을 마우스로 드래그 후 데이터 -> 필터 만들기를 클릭합니다.
그러면 위와 같이 필터 아이콘이 생성됩니다.
이 필터 아이콘을 클릭하면 오름차순, 내림차순을 포함하여 색상, 조건, 값을 기준으로 필터링 할 수 있는 옵션을 제공합니다.
여기서 먼저 A열의 필터A 옆의 필터 아이콘을 클릭 후 조건별 필터링에 ‘보다 같거나 작음’을 선택 후 하단의 입력칸에 5를 입력하고 스크롤을 더 내려 확인을 클릭해 보겠습니다.
그러면 보는 것과 같이 A열에 1~5까지의 데이터만 필터링 되는 것을 볼 수 있습니다.
여기서 중요한 것은 위와 같이 B와 C열의 데이터도 A열의 1~5가 있는 행의 데이터만 남겨진다는 것입니다.
이제 다시 B열의 필터B 옆의 필터아이콘을 클릭 후 이번에는 값별 필터링에 보면 가,나,다,라,마 다섯가지만 남아있는데 여기서 라, 마의 왼쪽 체크표시를 클릭해 제거 후 확인을 클릭합니다.
그러면 이번엔 B열의 가, 나, 다만 남게 되고 A와 C열도 영향을 받아 가, 나, 다가 있는 행의 데이터만 남게 됩니다.
결론적으로 특정 데이터가 많은 경우 이러한 방식으로 필터링을 통해 원하는 정보를 추려낼 수 있습니다.
여기서는 아주 간단한 예시를 보여드렸지만 실제로 데이터가 많은 경우 다양한 상황에서 필터링 기능이 유용할 것입니다.
무언가 설명이 긴듯했지만 직접 이 포스팅의 예시를 따라해보면 생각보다 쉽게 정렬과 필터링 기능이 이해가 될 것입니다.
수식 및 함수 활용
수식 기능은 여러가지 데이터를 연산해서 표로 정리하는 작업이 많은 스프레드시트 프로그램에서 당연히 자주 사용될 수 밖에 없는 기능입니다.
수식 기능을 사용하려면 셀에 ‘=’ 기호를 입력한 후 수식을 작성하세요.
이 수식과 다양한 함수를 활용할 수 있습니다.
여기서는 예시로 A열의 셀과 B열의 셀을 더해 C열에 표시하기 위해 위와 같이 임의로 데이터를 입력했습니다.
이 때 A1셀과 B1셀의 값을 더해서 C1셀에 나타내려면 C1셀에 ‘=A1+A2’를 입력하세요.
그러면 위와 같이 A1과 A2에 있는 셀을 더한 값의 결과가 B1셀에 표시됩니다.
그리고 위에서 보는 것과 같이 동일한 결과를 하단의 열까지 자동으로 채울 것인지를 묻는 창이 나오고 브이표시를 클릭하면 모든 열에 같은 수식을 적용할 수 있습니다.
또한 엑셀과 같이 셀의 우측하단을 마우스 왼클릭한채 드래그를 해서도 동일한 결과를 볼 수 있습니다.
여기서 함수를 사용하고 싶다면 구글 스프레드시트에 어떤 함수가 있는지 알아야 하는데요.
이 함수의 종류는 구글의 공식적인 Google Sheets 함수 목록 페이지에서 확인할 수 있습니다.
정말 다양한 함수가 있기 때문에 이 부분은 그때그때 하나하나 공부하면서 사용해보면 좋을 텐데요.
예시로 엑셀에도 있고 자주 사용되는 VLOOKUP 함수를 들 수 있습니다.
만약 이 함수의 사용법이 궁금하다면 구글 시트의 함수 및 수식 사용하기 VLOOKUP 페이지에 자세한 방법이 나와 있으니 참고해 보세요.
조금 설명 드리면 VLOOKUP함수는 VLOOKUP(검색 키, 범위, 색인, FALSE or TRUE)와 같이 네가지 변수로 사용하는데요.
다시 말해 VLOOKUP(찾을 내용, 찾을 범위, 범위의 어떤 열의 데이터를 가져올지, FALSE(정확하게 일치) or TRUE(대략 일치))와 같이 사용해서 많은 데이터 중 원하는 데이터를 가져올 수 있기 때문에 아주 유용하게 사용할 수 있는 함수이니 한번쯤 꼭 공부해 보시기 바랍니다!
조건부 서식 적용
조건부 서식이란 말이 조금 딱딱하게 생각될 수도 있는데요.
어려운 내용은 아니고 이름처럼 특정 조건에 따라 셀의 서식을 변경할 수 있다는 의미입니다.
예를 들어 셀의 데이터가 특정 조건을 만족하면 배경색, 텍스트 색상 등이 자동으로 변경되도록 지정할 수 있죠.
여러 데이터들 중 특히 눈에 띄게 하고 싶은 데이터가 있을 때 유용하겠죠.
이 기능은 셀 하나뿐만 아니라 마우스로 드래그해서 여러셀을 선택하거나 행과 열의 숫자와 알파벳 부분에서 우클릭을 통해서도 지정한 전체 행과 열에 조건부 서식을 지정할 수 있습니다.
여기서는 예시로 쇼핑몰의 다양한 카테고리에서 판매된 수량, 단가 그리고 총판매된 금액을 입력해 보았습니다.
수량과 단가는 임의로 아무 숫자나 입력한 것이고 총판매된 금액은 수량*단가로 수식을 작성해 놓았습니다.
조건부 서식을 사용하려면 셀하나 또는 마우스 드래그로 지정 후에 우클릭 후 ‘셀 작업 더보기’에서 ‘조건부 서식’을 클릭합니다.
이제 우측에 새로 열리는 메뉴에서 서식을 설정할 수 있습니다.
예를 들어 예시로 판매수량이 1000을 넘어가면 초록색 배경으로 표시되도록 서식을 지정해 보겠습니다.
이 경우 형식 규칙 아래의 다음의 경우 셀 서식 지정을 클릭해 ‘보다 크거나 같음’을 선택합니다.
그러면 하단에 값을 입력할 수 있는 칸이 생기고 여기에 1000을 입력합니다.
그 후 아래의 서식 지정 스타일에서 배경을 기본으로 설정되어 있는 녹색으로 설정하고 완료를 클릭합니다.
이제 판매수량열에서 1000이상인 데이터가 있는 셀은 아래와 같이 모두 배경색이 초록으로 표시됩니다.
또한 이렇게 셀단위로 서식을 지정해 놓았기 때문에 기존에 1000보다 작은 판매수량이었던 다른 셀들도 수량을 1000이상으로 입력하면 자동으로 배경이 초록색으로 바뀝니다.
연습삼아서 단가 항목에서 100,000원이 넘어가는 카테고리의 배경색을 빨간색으로 그리고 텍스트는 흰색으로 바꿔보는 것을 연습해 보시기 바랍니다.
위의 방법과 동일하게 지정할 수 있고 결과는 위와 같습니다.
조건부 서식은 위와 같이 특정 조건이 만족되면 서식을 지정할 수 있는 기능이기 때문에 어떤 작업이든 활용가능성이 많을 것입니다.
고급 기능 활용
다음으로 차트나 그래프, 드롭다운 목록 만들기와 피벗 테이블을 사용하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
결국 데이터를 정리해서 알아보기 쉽게 하거나 원하는 부분만 지정해서 보는 등 이러한 고급 기능을 잘 사용하면 좋을 것입니다.
참고로 피벗 테이블의 경우 처음에 접하면 상당히 헷갈릴 수 있습니다.
저의 경우 실무에서 엑셀로 2000~3000개 정도의 데이터를 확인하고 수정하는 경우가 있었는데 이럴 때 피벗 테이블의 진정한(?) 위력이 발휘됩니다.
자세한 사용법은 아래 내용에서 참고해 주세요!
차트 및 그래프 생성
차트나 그래프는 텍스트로 입력되어 있는 데이터들을 시각화시키기에 좋은 기능이죠.
이런 자료는 보는 사람이 한눈에 데이터를 파악해보기 쉽기 때문에 잘 사용한다면 아주 유용할 것입니다.
여기서는 예를 들어 위와 같은 쇼핑몰 카테고리에 판매수량, 단가, 판매액에 대한 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다.
여기서 판매액은 판매수량*단가로 수식을 입력해서 구했습니다.
차트 및 그래프로 표현하기 위해서는 먼저 필요한 데이터 범위를 지정해야 합니다.
이 때 차트로 알아보기 쉽도록 예시로 판매수량, 판매액 2개의 열을 지정할 텐데요.
위와 같이 판매수량을 드래그앤드롭으로 지정 후 CTRL을 누른 상태에서 D1을 클릭하고 다시 SHIFT를 동시에 누른 후 D17을 선택하면 서로 떨어져 있는 열을 지정할 수 있습니다.
그리고 이 데이터들을 차트나 그래프로 시각화하기 위해 삽입 -> 차트를 클릭합니다.
기본적으로 위와 같이 열차트가 생성되어 바로 표시가 됩니다.
하지만 보는 것처럼 판매수량과 판매액의 숫자의 차이가 크기 때문에 판매수량을 알아볼 수 없는데요.
이 때 판매수량을 좌측 세로선에 그리고 판매액을 우측 세로선에 표시해 보도록 하겠습니다.
이렇게 하기 위해서 차트 유형의 열차트를 클릭 후 ‘콤보 차트’를 선택합니다.
그리고 우측의 맞춤 설정 -> 계열을 클릭하면 위와 같이 나오는데요.
여기서 모든 계열에 적용을 클릭해 판매액을 선택합니다.
그 후 스크롤을 조금 내려서 선색상을 빨간색으로 지정하고 축 메뉴를 클릭해 오른쪽 축으로 바꿔줍니다.
여기까지만 설정해도 위에서 보는 것과 같이 판매수량이 왼쪽 축에 그리고 판매액이 오른쪽 축에 표시되어 수치차이가 큰 2가지 데이터를 그래프에 한번에 표현할 수 있습니다.
마지막으로 조금 더 알아보기 쉽게 만들기 위해 오른쪽 세로축에 이름을 달고 색상도 변경해 보겠습니다.
이렇게 하기 위해서 먼저 우측의 맞춤 설정 메뉴에서 스크롤을 해서 내려가면 오른쪽 세로축이 있는데 클릭합니다.
그 후 텍스트 색상을 빨간색으로 변경합니다.
다시 맞춤 설정의 메뉴에서 스크롤을 해 올라가면 있는 차트 및 축 제목을 클릭합니다.
여기서 제목 텍스트 부분을 알아보기 쉽게 예시로 ‘쇼핑몰 판매수량 및 판매액’으로 바꿔보겠습니다.
이제 차트 제목 부분을 클릭 후 세로축 제목을 클릭하고 비슷하게 제목 텍스트 부분을 ‘판매수량(개)’로 바꿔보겠습니다.
그리고 다시 오른쪽 세로축 제목으로 바꿔준 후 제목 텍스트를 ‘판매액(원)’으로 바꾸고 텍스트 색상을 빨간색으로 바꿔보겠습니다.
이제 최종 결과를 보면 위의 이미지와 같이 내가 지정한 셀의 데이터가 깔끔하게 차트로 색깔이 나누어져서 정리된 것을 볼 수 있습니다.
그리고 이 차트는 마우스로 드래그앤드롭해서 시트위에서 움직일 수 있습니다.
또한 이뿐만 아니라 다양한 형식의 차트가 있기 때문에 여러가지 유형을 적용해보고 자신이 표현하고 싶은 형식으로 표현해 볼 수 있겠죠.
가능하면 직관적으로 알아보기 쉽도록 만드는 것이 좋을 것입니다.
드롭다운 목록 만들기
드롭다운 메뉴란 셀에 화살표를 만들어서 클릭하면 여러가지 데이터 중 하나를 선택할 수 있도록 하는 기능입니다.
위 데이터는 앞서 보여드렸던 품목들의 자세한 항목들을 임의로 몇 개 직접 입력한 예시입니다.
이제 이 품목별 자세한 아이템들을 기반으로 새로운 테이블을 만들어 드롭다운 목록으로 만들어 보겠습니다.
참고로 새로운 시트에 만들어서 해도 되는데 여기서는 그냥 같은 시트에 만들어 보겠습니다.
위를 보면 드롭다운 목록을 만들기 위해 새 테이블을 만들었고 이제 ‘아이템’ 항목에는 각 품목에 해당하는 드롭다운을 만들 것입니다.
이제 패션 항목의 드롭다운 목록을 만들 N2와 N3셀을 마우스로 드래그 후 상단의 데이터 -> 데이터 확인을 클릭합니다.
그 후 우측의 팝업창에서 규칙 추가를 클릭합니다.
그러면 제일 상단의 범위에 적용 부분은 내가 드롭다운 목록을 만들기 원한 셀이 표시되어 있습니다.
바로 아래에 기준을 클릭해 드롭다운(범위)를 클릭합니다.
그러면 내가 처음에 지정한 셀이 이 드롭다운(범위)의 영향을 받게 됩니다.
이제 드롭다운(범위) 텍스트 우측 하단의 범위지정 버튼을 클릭해 불러온 드롭다운 목록을 만들 원본셀을 지정해야 합니다.
여기서는 패션 항목에 만들 것이기 때문에 원본데이터의 3가지 드롭다운 항목인 남성의류, 여성의류, 공용을 마우스로 드래그해서 지정한 후 확인을 클릭해 진행하겠습니다.
그 후 우측 하단에 보면 각 항목에 대한 색상을 지정할 수 있고 예시로 아무 색상이나 지정 후 하단의 완료를 클릭합니다.
그러면 이제 모든 작업이 완료되었고 우측에는 내가 추가한 드롭다운 목록이 규칙이라는 이름으로 추가가 되어 있습니다.
이제 패션 항목 옆의 화살표를 클릭하면 내가 지정한 범위의 데이터를 드롭다운 목록에서 선택할 수 있도록 할 수 있습니다.
결과는 위와 같습니다.
이제 나머지 품목들에 대한 세부 드롭다운 목록도 이 과정을 반복하여 만들 수 있습니다.
초보자라면 셀을 지정하고 색상을 만드는 간단한 작업이지만 익숙하지 않아서 헷갈릴 수 있으므로 만들어 보면서 연습해 보시기 바랍니다!
위 이미지는 모든 항목을 추가해서 색상을 여러가지로 지정한 예시 결과입니다.
참고로 옆의 판매수량은 제가 임의로 입력한 값이며 활용성은 다양하기 때문에 다른 예시들도 검색해 보면서 사용법을 익힌다면 좋을 것 같습니다.
피벗 테이블 활용
앞서 설명드린 것처럼 데이터를 요약하거나 집계하려면 피벗 테이블을 사용하면 정말 유용한데요.
피벗 테이블은 원본 데이터에서 다양한 데이터를 나열하고 바꾸고 필터링하는데 유용합니다.
여기서는 예시로 쇼핑몰의 카테고리별 품목과 판매수량 그리고 판매액을 이용해 피벗 테이블을 만들어 보겠습니다.
먼저 원본 데이터를 마우스로 위와 같이 드래그합니다.
그 후 상단의 삽입 -> 테이블을 클릭합니다.
그러면 팝업창이 뜨는데 여기서 새 시트에 체크된 것을 확인 후 만들기를 클릭합니다.
참고로 보는 것처럼 같은 시트에 할 수도 있지만 다른 시트로 구분해서 보면 데이터가 분리되어 더 보기가 편리합니다.
그러면 하단에 피복 테이블2라는 새 시트가 생성되면서 위와 같이 빈 테이블 형식이 보이고 우측에는 피벗 테이블 편집기를 볼 수 있습니다.
여기에는 행, 열, 값, 필터가 있는데요.
먼저 ‘행’ 옆의 추가를 클릭해 ‘품목’을 클릭해서 추가합니다.
그러면 위와 같이 A열에 품목이 자동으로 추가됩니다.
그 다음 이번에는 ‘값’ 옆의 추가를 클릭해서 판매수량을 클릭해서 추가합니다.
그러면 위에서 보는 것과 같이 해당 품목에 대한 판매수량을 보여줍니다.
참고로 여기서 B1셀에 더블클릭을 해서 이름을 그냥 ‘판매수량’으로 변경했습니다.
그 후 한 번 더 ‘값’ 옆의 추가를 클릭해서 이번에도 판매수량을 클릭해서 추가합니다.
그 후 이번에는 아래 옵션 중 ‘다음으로 표시’를 클릭해 ‘열의 %’를 클릭합니다.
이렇게 하는 이유는 각 상품이 차지하는 비중을 %로 나타내보기 위함입니다.
그러면 위와 같이 항목에 대한 판매수량 그리고 각 수량에 대해 퍼센트로 표시된 테이블을 볼 수 있습니다.
참고로 여기서도 C1셀에 더블클릭을 해서 이름을 ‘판매수량 %’로 변경했습니다.
이렇게 피벗 테이블은 다양한 옵션을 이용해 원본 데이터에서 다양한 작업을 할 수 있습니다.
여기에 위의 과정을 동일하게 거쳐서 판매액도 추가하고 판매액에 대한 %도 추가해 보면 위위와 같은 결과를 볼 수 있습니다.
그리고 조금 더 보기 좋게 만들기 위해 A열과 1행을 중앙정렬하고 품목과 판매수량과 판매액 사이에는 테두리를 넣어서 구분해 보았습니다.
이제 마지막으로 필터링 기능을 이용해 보겠습니다.
우측의 피벗 테이블 편집기에서 제일 아래로 내려가면 필터항목이 있는데 이미 이 포스팅의 필터링 부분에서 본 것과 동일합니다.
여기서는 예시로 판매수량이 500개 이상인 항목들만 필터링해 보겠습니다.
먼저 ‘필터’ 옆의 추가를 클릭해 판매수량을 클릭합니다.
그 후 상태 아래의 모든 항목 표시를 클릭합니다.
그 후 조건별 필터링에서 보다 크거나 같음을 선택하고 하단의 입력칸에 500을 입력합니다.
그러면 위에서 보는 것과 같이 판매수량이 500개 이상인 항목들에 대해서 테이블이 만들어진 것을 볼 수 있습니다.
피벗 테이블은 이처럼 매우 강력한 기능을 가지고 있기 때문에 한번쯤 연습해보고 다양하게 응용해 보면서 활용한다면 업무를 하는데 많은 도움이 될 것입니다!
협업 기능 이용
구글 스프레드시트는 구글 드라이브라는 클라우드 기반으로 온라인에서 작업을 할 수 있고 기본적으로 저장도 온라인에 합니다.
그리고 이러한 온라인에 저장된 작업물을 다른 사람과 쉽게 공유하거나 주석을 추가하는 작업을 할 수 있는데 이번장에서는 이에 대해 알아보겠습니다!
파일 공유 및 권한 설정
구글 스프레드시트의 장점 중 하나는 공유 기능이 편리하게 되어있다는 점입니다.
이렇게 모든 문서를 작성 후 공유를 하고 싶을 때는 상단의 파일 -> 공유 -> 다른 사용자와 공유를 클릭합니다.
그 후 팝업창이 뜨면 상단에는 공유할 상대의 이메일 주소를 입력하고 일반 액세스 아래에서 권한을 설정해 줍니다.
참고로 권한은 ‘제한됨’과 ‘링크가 있는 모든 사용자’가 있습니다.
여기서 권한을 자신의 상황에 맞게 설정 후 우측 하단의 완료를 클릭하면 공유가 완료됩니다.
참고로 좌측 하단의 링크 복사를 클릭하면 다른 과정 없이 바로 상대방에게 공유를 할 수 있기 때문에 빨리 공유하고자 할 때는 이 링크 복사를 이용할 수 있겠죠.
참고로 공유를 하게 되면 상대방에게 메일이 가게 되고 단순히 이 이메일의 내용을 클릭해서 확인해 볼 수 있는데요.
만약 더 자세한 방법이 궁금하다면 아래 포스팅에서 공유하는 방법과 해제하는 방법까지 모두 알 수 있을 것입니다.
[추가 Tip - 놓치면 안 될 연관 포스팅!] 구글 툴즈 | 한 번 알아두면 편리한 구글 드라이브 공유방법
댓글 기능
구글 스프레드시트는 실시간으로 협업이 가능한데 이 때 댓글기능을 사용할 수가 있습니다.
여기서는 예시의 데이터에서 B2셀에 댓글을 달아 보겠습니다.
댓글을 달기 위해서는 먼저 댓글을 달기 원하는 셀에 클릭 후 삽입 -> 댓글을 클릭합니다.
또는 원하는 셀에서 CTRL+ALT+M 단축키를 이용할 수도 있습니다.
그러면 바로 해당 셀에 댓글을 달 수 있는 팝업창이 뜨고 작성하기 원하는 글을 입력 후 하단의 댓글을 클릭합니다.
그러면 위와 같이 해당 셀에 댓글이 남겨집니다.
참고로 이 댓글의 우측 상단에 마우스 커서를 올리면 아래와 같은 추가적인 옵션들이 나오는데요.
- 1번 : 댓글이 모두 완료되어 숨기기
- 2번
- 수정 : 댓글 수정
- 삭제 : 댓글 삭제
- 이 댓글의 링크 받기 : 댓글의 링크 복사
보면 모두 직관적으로 알 수 있는 메뉴들로 되어 있습니다.
다시 돌아와 파일을 공유받은 상대방이 해당 댓글을 클릭하면 글을 남길 수 있는 팝업창이 나오게 되고 댓글을 입력하면 실시간으로 아래와 같이 댓글이 더해집니다.
이 기능은 구글 스프레드시트를 사용하면서 이름처럼 협업이 필요할 때 유용하게 사용할 수 있을 것입니다.
앞에서 본 것처럼 구글 스프레드시트는 엑셀과 거의 비슷하게 사용할 수 있는 무료 스프레드시트 프로그램입니다.
또한 다양한 기능을 제공하여 데이터 정리와 분석에 큰 도움이 됩니다.
이 글을 통해 기본적인 사용법부터 구글 스프레드시트 활용법을 다양하게 알아보았습니다.
이제 여러분은 구글 스프레드시트를 연습하고 문서를 작성해보며 실생활 및 업무에서 데이터를 더 효율적으로 관리할 수 있는 기초를 알게 되었습니다!
실제로 실무에서 구글 스프레드시트의 다양한 기능에 익숙해지면 데이터를 빠르게 정리하고 분석할 수 있으며 시간과 노력을 절약할 수 있다는 것을 알 수 있을 것입니다.
또한 구글 스프레드시트의 클라우드 기반 협업 기능을 잘 활용하면 원활한 팀 작업에도 도움이 되겠죠.
지금까지 배운 내용을 활용하여 구글 스프레드시트를 자유롭게 사용해 보시길 바랍니다!
도움이 필요한 경우 구글 스프레드시트 사용 방법 페이지나 다양한 커뮤니티나 검색을 통해 공부도 해보시기 바랍니다.
여기까지 긴 글 읽어주셔서 감사합니다!
by 컴퓨터앤가이드